他社サービスからNotionへ移行。全社導入をスムーズに進める方法

ネットワークサービス事業とWebサービス事業の2軸でビジネスを展開するニフティは、社内のナレッジツールを他社サービスからNotionへ移行しました。移行プロセスの中で最も力を入れたのが研修です。この研修は社員のNotionスキルを向上させ、全社員がNotionをスムーズに使える環境作りに寄与しました。

体験談

石川貴之

会員システムグループテックリード

用途

Wiki、タスク管理、ナレッジベース

サイドバーから情報を俯瞰でき他チームとの交流を期待できる

ニフティは、約400人の社員向けナレッジ共有ツールとして他社サービスを利用していました。しかし、当該サービスのサポートが終了することとなり、ツールの見直しを図ることになりました。この時、「他社サービスの後継版の利用か、Notionへの移行か」の二者択一をすることに。最終的に採用したのはNotionでした。選んだ理由は、情報アーキテクチャを自由に組みやすくコラボレーションが起こしやすいと感じたからです。またNotion移行前のページツリー構造を維持したまま移行でき、サイドバーから俯瞰して他のチームの情報やナレッジを把握しやい点も導入理由です。これにより目に映る情報が増えコミュニケーションの発生が期待できます。

他社サービスからの情報移行はNotion上のインポート機能を使って完結しました。

以前使っていたサービスでは、ポータルページを作る人は少なかったですが、Notionを使ってからはどう見せるかを考える方が増えました。

石川貴之 — 以前使っていたサービスでは、ポータルページを作る人は少なかったですが、Notionを使ってからはどう見せるかを考える方が増えました。

情報の置き場を定めてスケールしても見つけやすい環境

Notionへ移行する際に懸念していた点は使い勝手の差異です。今まで利用していた他社ツールとの差が大きすぎると社内に混乱を招いてしまいます。「高機能なリッチテキストエディターを備えているのでドキュメント作成に関しては問題は感じていませんでしたが、データベースへの慣れとワークスペースにどうページを配置するかは悩みました。最終的には摩擦は抑えつつ一部Notionらしい使い方をするという構成にすると決めました」と石川さんは語りました。石川さんが作ったワークスペースが、特定の用途に絞った共有利用データベースです。このデータベースを共有化することで、Notionの利点を部分的にもでも感じてもらうという狙いがありました。また移行した情報も性質によっていくつかのパターンに分けて置き場を決めました。その理由は、「検索性の向上」と「アーカイブ」です。正しい情報が書かれたナレッジを一箇所に集め、情報のライフサイクルを回すことで、検索性に優れ、かつアーカイブしやすいワークスペースが出来上がります。用途に分けて自由な階層で情報の置き場を定義でき、データベースで情報を集約できる。どちらも可能にしているのが、Notionの利点です。

Nifty Case Study Section 2 Image — 全従業員が共有しているナレッジのデータベースを作成し、Notionの利点を体感してもらいました。

継続的な勉強会を開催しつつ段階的に導入

Notionは素早く編集操作ができる一方、慣れないうちは誤操作をしてしまう可能性があります。全社一斉導入では誤操作から混乱を招き、「Notion＝使い勝手の悪いツール」という印象を抱かれる可能性があります。そこで、導入前の移行説明会を開催し、興味を持った希望者から利用を開始し、”Notion有識者” を増やしていきました。またNotionに初めて触る従業員には、オンボーディングプログラムを用意しました。準備したプログラムはそれだけではありません。社内に周知する機会を増やすために、ラジオ感覚で聞ける勉強会兼相談会を週1回、実施しました。このような活動の結果、全従業員にライセンスを付与してから3ヶ月ほどで移行前と同等のアクティビティがNotion上で行われるようになりました。

Notionの研修の様子を録画し、データを埋め込めば後で見直せます。

データベースをどれだけ上手く活用できるかがNotionの満足度に繋がっていきますので、初めてNotionを触る方にはまず、練習としてデータベースを使って自己紹介ページを作ってもらいました。

偶発的なコミュニケーションをNotion上でも

Notionの全社導入を終えたいま、当初期待していた ”コミュニケーションの発生” は生まれたのでしょうか。答えはイエスです。例えば、誰かが共通データベースでレポートを書き、特定のタグをチェックしている誰かの目に止まり、レポートが読まれコメントのやりとりが行われました。ドキュメント作成を起点とした偶発的なコミュニケーションは、ちょっとしたことのように感じます。しかし、オフィス内で生まれるセレンディピティがNotion上でも起こることでコミュニケーションが生まれ、有用なコラボレーションに繋がっていくことが期待できます。ただ導入するのではなく、どういうアクションが起こって欲しいかを考えワークスペースの構成を決め、導入後にどうNotionを浸透させ活用させていくかが、満足感の高い全社導入へつながります。これらのアクションを取ることで、Notionは組織がやりたいことをさらに実現させることでしょう。