사용 권한 그룹으로 Notion 페이지에 대한 액세스를 걱정 없이 부여하거나 제한하세요.

사용 권한 그룹은 특정 팀이나 사람들이 허용된 내용만 볼 수 있게 합니다.

소요 시간: 6분
사용 권한 그룹 - 스크린샷
회사의 팀별로 사용 권한을 부여할 수 있어 페이지 공유가 간편합니다.
가이드
  • 이 가이드에서 배우게 될 내용
  • Notion에서 사용 권한 사용 방법
  • Notion에서 사용 권한 그룹을 생성하고 사용하는 방법
  • 부서별로 그룹 설정하기
  • 사용 권한 그룹을 쓰는 다양한 방법
  • 사용 권한 그룹은 협업과 체계성을 촉진합니다.

보통 회사의 정보에는 접근 가능 단계가 있습니다. 직무, 소속 팀, 배정 업무 등에 따라 직원들이 정보에 접근할 수 있는 유형이 달라집니다.

예를 들어, 엔지니어 팀은 제품 스펙 페이지를 편집할 수 있어야 하지만 마케팅 팀은 읽기와 댓글 기능이면 충분합니다. 회사 복지 정책에 대한 페이지라면 모두가 읽을 수는 있지만 편집은 일부 사용자만 가능하도록 설정하세요.

회사의 규모가 커지면 정보 구조는 복잡해질 수 있습니다. 하지만 Notion의 사용 권한은 계속 변화하는 회사의 필요에 맞춰 함께 달라질 수 있습니다.

공유 메뉴는 직원이 페이지에서 사용할 수 있는 권한을 원하는 대로 분류할 수 있게 만듭니다. 개인(회사 직원 또는 직원이 아닌 사람) 또는 전체 팀에게 허용 권한을 빠르고 쉽게 배정할 수 있기 때문에 볼 수 있는 내용을 손쉽게 제한 또는 허용할 수 있어 시간을 절약하고 훨씬 효율적으로 협업할 수 있습니다.

이 가이드에서 배우게 될 내용

  1. 1

    Notion의 다양한 사용 권한 설정

  2. 2

    워크스페이스에서 사용 권한 그룹 생성 방법

  3. 3

    사용 권한 설정을 바꾸는 방법과 그룹 사용 권한이 주는 장점

Notion에서 사용 권한 사용 방법

Notion의 사용 권한으로 워크스페이스 내 특정 페이지에 대한 개인의 액세스 수준을 부여할 수 있습니다. 볼 수 있는 사람, 편집을 할 수 있는 사람, 댓글을 남길 수 있는 사람, 다른 사람과 페이지를 공유할 수 있는 사람을 페이지 내에서 정할 수 있습니다.

아래에는 Notion에서 사용 가능한 옵션입니다.

  • 전체 허용 — 페이지를 편집하고 공유할 수 있습니다.

  • 편집 허용 — 페이지를 편집할 수 있지만 공유할 수 없습니다.

  • 댓글 허용 — 페이지 읽고 댓글을 달 수 있지만 편집할 수 없습니다.

  • 읽기 허용 — 페이지를 읽을 수 있지만 댓글 달기, 공유, 편집이 불가능합니다.

  • 사용 권한 없음 — 페이지가 표시되지 않고 검색이 불가능합니다.

공유와 사용 권한에 대한 자세한 내용을 담은 9분짜리 영상을 참고하세요.

보통 하위 페이지는 상위 페이지와 동일한 사용 권한 설정을 갖게 됩니다. 하지만 이 부분은 수정할 수 있습니다.

사용 권한 그룹은 이러한 액세스 수준을 여러 사람들에게 일괄적으로 부여할 수 있는 기능을 줍니다. 예를 들어 회사 내의 부서별로 그룹을 생성하면 여러 명에게 특정한 수준의 액세스를 승인하는 것이 간편해 집니다.

Notion에서 사용 권한 그룹을 생성하고 사용하는 방법

팀과 문서를 공유할 때 누군가를 빠트리는 일이 종종 발생합니다. 그런 경우 빠진 사람은 이메일을 통해 액세스를 요청해야 하고, 메일을 받은 사람이 빠르게 메일을 확인하지 못하면 업무 흐름에 차질이 생기게 됩니다.

하지만 Notion에서 사용 권한 그룹을 만들게 되면 단숨에 페이지를 공유하고 알맞은 액세스 수준을 승인할 수 있습니다.

부서별로 그룹 설정하기

인사 팀, 마케팅 팀, 엔지니어링 팀과 같은 회사 내 팀별로 개별 그룹을 생성하는 것을 권장합니다. 또한 공유하는 프로젝트를 기반으로 그룹을 생성할 수도 있습니다. 그룹을 생성하기 위해선 워크스페이스 관리자 권한이 필요합니다.

이는 워크스페이스 전체에서 다양한 그룹 사용 권한을 빠르게 배정할 수 있음을 뜻합니다. 또한 필요할 때는 언제든지 특정 페이지에 한두 명 정도 추가할 수 있는 개별 사용 권한도 사용할 수 있습니다.

그룹은 한 번만 설정하면 되고 팀원들과 페이지를 공유할 때 혹시 빠진 사람이 없는지 다시 확인하면서 걱정할 필요가 전혀 없기 때문에 그룹을 설정해 놓으면 시간을 낭비하지 않게 됩니다.

그룹을 생성하는 방법

  • 사이드바에 있는 설정과 멤버로 이동하세요.

  • 멤버그룹이라는 두 개의 탭 중에서 그룹 탭으로 이동하세요.

  • 그룹 생성을 선택한 후 멤버 추가를 클릭하세요.

  • 드롭다운 메뉴에서 멤버를 선택하거나 이름을 입력해 검색하세요.

  • 추가를 클릭해 해당 인물을 그룹에 추가합니다.

팀의 모든 멤버들을 추가한 후 그룹에 이름을 붙여주고 이모지를 추가하면 더 잘 기억할 수 있습니다.

그룹에서 제외해야 하는 사람이 생긴 경우 해당 인물 옆의 제거를 클릭하기만 하면 됩니다.

사용 권한 그룹을 쓰는 다양한 방법

물론 워크스페이스 내의 페이지에서는 다양한 종류의 사용 권한이 필요합니다. 한 가지 상황을 가정해 볼까요.

모두가 회사의 위키를 볼 수는 있지만 위키의 편집은 인사 팀원들만 할 수 있게 만들고 싶은 상황입니다.

  • 인사 팀의 위키 페이지에서 오른쪽 상단에 있는 공유를 클릭하세요. 팀원 이름 옆의 박스를 클릭하고, 이름이나 이메일 주소를 입력하고, 이름 옆의 드롭다운 메뉴를 쓰는 방식으로 팀원을 하나 하나 추가해 사용 권한 수준을 배정할 수도 있습니다.

  • 이런 접근 방식도 나쁘지는 않지만 모든 팀원을 하나씩 추가하고 각자에게 맞는 사용 권한 수준을 선택하는 데는 시간이 걸립니다. 수백 명의 직원이 있는 대규모 팀에 이런 식으로 사용 권한을 준다고 상상해 보세요.

  • 더 빠른 해결책은 우선 인사 팀 그룹을 생성하는 것입니다. 그룹은 공유 옵션에 표시되므로 그룹 이름 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 사용해 사용 수준권한 을 배정할 수 있습니다. 이런 방식을 통해 Notion에서 인사 팀 그룹에 전체 사용 권한을 부여할 수 있죠. 그리고 워크스페이스에서 인사 팀원을 제외한 다른 사람들의 공유 권한을 반드시 변경해야 한다는 점 잊지 마세요. 이미 모든 사람들이 해당 페이지에 대한 전체 액세스를 갖고 있으면 인사 팀원들에게 사용 권한을 부여한 게 별 의미가 없게 됩니다.

  • 다른 그룹의 액세스 수준을 하나씩 배정하거나 워크스페이스 내의 인사 팀원을 제외한 다른 사람 모두의 액세스 수준을 변경하세요. [회사]의 모든 직원 그룹을 클릭해 읽기 허용으로 변경하세요.

이제 회사 직원들 모두 인사 팀의 위키를 볼 수 있게 되었습니다. 하지만 편집은 인사 팀원들만 할 수 있게 됩니다.

사용 권한 그룹은 협업과 체계성을 촉진합니다.

사용 권한 그룹을 통해 협업이 쉬워지고 조직 전체 내에서 팀 간의 소통이 활발해집니다. 직원 모두가 본인이 초점을 맞춰야 하는 것이 무엇인지, 또한 누가 누구와 협업하고 있는지 알게 되어 투명성이 강화됩니다.

디자이너, 엔지니어와 주로 일을 하는 제품 관리자를 예로 들어볼까요. 디자이너와 협업을 해야 하는 경우 클릭 한 번이면 디자인 팀을 초대해서 페이지를 편집하도록 요청할 수 있습니다.

또는 제품 사양에 대해 엔지니어들의 피드백이 필요한 경우 엔지니어링 팀에 보기와 댓글을 달 수 있도록 액세스를 부여합니다. 이 문서는 프로젝트가 마무리 될 때까지 엔지니어를 제외한 다른 사람한테는 숨겨 놓을 수도 있습니다.

또한 워크스페이스도 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 사용 권한을 통해 회사 강령과 같은 고정 문서를 모두가 볼 수는 있지만 편집은 일부 사람만 할 수 있게 만들어 의도치 않게 바뀌는 것을 방지할 수 있습니다.

사용 권한 그룹 생성에 관한 자료

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